RFP的好与坏示例

当组织有特定需求或可以从其他企业获得服务时,投标请求(RFP)流程是一系列文档传输,从本质上讲,组织可以从各个供应商那里征求投标来满足需求。例如,如果公司有一个即将到来的项目,需要专家的工作,则该公司可以向所需领域的不同专家发送RFP,以查看他们是否对工作感兴趣。

RFP接收者通过为发送者填写所需信息并为该作品出价来响应RFP。在某些方面,RFP可以帮助建立牢固的企业对企业关系,但前提是发件人制定有礼貌,直接且谦虚的RFP。

沟通,营销和咨询领域的许多行业领导者已成长为 不屑一顾地看待RFP流程,理由是不必要的复杂性,品牌价值的潜在稀释以及常见的行政延误似乎使应该是一个简单的过程变得复杂化。但是,大多数这些问题来自一个简单但普遍的问题:许多组织根本没有编写非常好的RFP。

强大的RFP的要素

太多公司陷入了将无菌的,过于复杂的RFP最终发送给潜在合作伙伴的模式。根据RFP的结构,音调和样式,收件人可能根本不会理会响应。在许多情况下,供应商只是选择停止完全响应不良的RFP或RFP,而通过其他方式寻找企业对企业的联系。其他公司在很大程度上依靠RFP来进行一致的工作,并且必须处理不同质量级别的RFP。当较大的公司用RFP轰炸它们时,一些具有独特产品和服务产品的较小公司会感到商品化,并且可能比特定项目和服务的要求更频繁地收到收购建议。

RFP不必成为企业之间协调服务和项目的痛点。强大的RFP的一些要素包括:

  • 多个简单响应选项。不要让收件人只是为了回应您的请求而跳过繁文tape节。如果他们决定与您的公司合作,请向他们提供直接联系代表的电话,或者由谁作为收件人的主要联系人。避免将它们装箱成一种响应格式。例如,请勿强迫供应商使用在线门户进行回复或要求提交论文。提供简单直观的数字回复选项,或使其保持简单,就像为他们提供代表的电子邮件地址和电话号码一样。
  • 当您想消除RFP接收者的不确定性时,您还希望避免一次用太多信息轰炸他们。保持RFP简短明了,但要确保RFP回答收件人可能遇到的最常见问题。
  • 联系信息。您的RFP不会包含有关您要满足的需求的所有最后详细信息,但应包含所有联系信息,收件人需要与您联系以获取更多详细信息的详细信息。
  • 开放式问题。供应商和服务提供商通常无法忍受来自RFP发送者的过于复杂的问题。不要要求接收者的工作历史完整记录,有关过去项目的具体数字或他们将不愿分享的潜在敏感信息,而是要关注开放性问题,以更好地了解接收者的处理方式该项目是否被接受。

您可以使用许多在线工具来创建 征求建议书示例 然后尝试寻找下一个项目的获奖格式。许多RFP发送者将经历多轮RFP,以寻找最适合该工作的潜在合作伙伴,如果您在每次RFP浪潮结束后向相同的供应商发送重复性问题,可能会变得很累赘且重复。

一旦你看了一些最好的 RFP示例, 您会看到RFP成为发展更牢固的业务合作伙伴关系的跳板的潜力。例如,您可能将项目的第一轮RFP发送给20个供应商,并收到来自12个供应商的响应。花时间研究这12个供应商并了解他们各自提供的服务。对于下一轮的后续RFP,向这12个供应商发送更多开放性问题,以进一步缩小搜索范围。如果您在RFP流程中花时间与其他企业建立关系,那么将来无论潜在的供应商是否接受初始建议,都可以为出色的合作伙伴关系奠定基础。

避免RFP错误

一些最佳做法可以帮助您避免 常见的RFP错误 对于寻找合作伙伴的公司而言,这会激怒供应商并使供应链和项目管理复杂化:

  • 跟踪您的RFP。如果您困扰具有多个RFP和重复性问题的供应商,则该供应商可能会失去兴趣并停止响应。确保您有一个适当的系统来跟踪已经发送了RFP的供应商,以避免使他们感到沮丧。
  • 不要一次发送给太多的供应商。如果您想使用RFP来建立牢固的业务关系,请不要分散您的团队,试图一次处理来自许多不同供应商的多个信息请求和RFP响应。花时间为您计划联系的企业开发更多个性化的RFP,然后专注于发展这些关系。
  • 确保响应信息清晰。除非您告诉他们如何应对,否则潜在的合作伙伴不会对您做出回应,而且如果您使用的系统笨拙,不直观或不必要地复杂,那么他们很可能不会回应。
  • 明确定义目标。您不需要提供通常仅与合同合作伙伴共享的任何信息,而是需要向RFP接收者提供足够的信息,以查看与您合作进行拟议项目的价值。
  • 不要回避谈判。一旦完成了初始的RFP流程并将您的选择范围缩小到最后几个潜在的合作伙伴,别指望您选择的供应商会立即接受您的合同条款。花时间与供应商进行尊重和互惠的谈判可以为建立牢固的专业关系奠定基础,因此请保持灵活性,并确保在选择中标之前进行谈判。

Vizion互动可以帮助您制作 RFP样本 因此,您可以希望避免RFP流程中企业面临的许多常见陷阱。我们知道,RFP流程是发展专业关系的不可避免的因素,但通常会令人沮丧,但是花时间开发可靠的RFP系统可以帮助您建立可靠且有价值的合作伙伴,并在未来几年内建立持久的专业合作伙伴关系。